Valtakunnalliset toimitila- ja työympäristökonseptit yleistyivät

Valtakunnalliset toimitila- ja työympäristökonseptit toimipisteverkostoille ja kokonaisille hallinnonaloille ovat yleistyneet osana Toimistot-toimialan asiakkuuksiin liittyvää kehittämistä. Konsepti kiteyttää toiminnan vaatimukset tulevaisuuden työympäristölle ja toimitiloille sekä konkretisoi ratkaisut suunnitteluohjeiksi. Toimipisteverkostolle kehitetyt konseptit palvelevat tulosohjausta, jonka tavoitteena on muun muassa saada aikaan mahdollisimman vaikuttavaa ja taloudellisesti tehokasta julkista toimintaa ja julkisten varojen käyttöä.

Käytäntöön vietynä konseptit tuottavat mittakaavaetuja, kuten tilamuutosten läpiviennin tehokkuutta ja helppoutta sekä kustannusten ja ajansäästöä. Lisäksi konseptien avulla muodostuu toiminnallisesti, visuaalisesti ja tilarakenteeltaan mahdollisimman yhdenmukaisia ratkaisuja eri paikkakunnille. Esimerkiksi virastojen asiakkaat ja sidosryhmät hyötyvät konsepteista tasalaatuisemman palvelun ja asiakaskokemuksen muodossa.

Kertomusvuoden konseptointihankkeita

Vuoden 2012 aikana edelleen kehitettiin valtakunnallisia toimitila- ja työympäristökonsepteja yhteistyössä muun muassa Työ- ja elinkeinopalveluiden, Maanmittauslaitoksen, oikeushallinnon ja verohallinnon kanssa. Lisäksi lukuisia pieniä ja isoja konseptien käytäntöön soveltamisen hankkeita käynnistettiin eri puolilla Suomea.

Vuoden 2012 alussa astui voimaan uusi strategialähtöisen työympäristökehittämisen puitejärjestely. Palvelumuotoilun osaajilla täydennetty asiantuntijapalvelu nosti asiakaskokemuksen ja työntekijäkokemuksen kehittämisen uudelle tasolle mm. TE-palvelujen ja Maanmittauslaitoksen konseptihankkeissa. Uusi puitejärjestely nostaa myös uudet työnteon tavat ja työympäristöjohtamisen keskiöön.

TE-palveluja kehitettiin palvelumuotoilun keinoin

TE-palvelujen valtakunnallinen toimitila- ja työympäristökonsepti valmistui kesäkuussa 2012. Työ jatkui heti syksyllä TE-palvelujen asiakaskokemuksen analysoinnilla palvelumuotoilua hyödyntäen ja pilotin suunnittelu Lappeenrantaan käynnistyi. Edelleen kehittämisen tavoitteena oli aiempaa asiakaslähtöisemmin arvioida, tunnistaa kehittämiskohteita ja kehittää asiakaskokemusta kaikissa palvelukanavissa kokonaisvaltaisesti. Kokonaisuus kattaa asiakaskokemuksen tiloissa, puhelimessa ja verkossa asioitaessa.

Hanke hyväksyttiin osaksi World Design Capital 2012 –ohjelmaa.  Pilotti Lappeenrantaan valmistuu 2013 syksyllä. Konseptia noudatetaan kaikissa TE-palvelujen toimitilojen uudistuksissa. Hanke on esitelty kattavasti Senaatti-kiinteistöjen verkkosivuilla.

Lue lisää

Maanmittauslaitokselle monipaikkaista työtä tukeva konsepti

Maanmittauslaitoksen valtakunnallinen asiakaspalvelukonsepti valmistui vuonna 2009. Yhteistyötä jatkettiin kertomusvuonna kehittämällä Maanmittauslaitoksen valtakunnallinen monipaikkaisen työn toimitila- ja työympäristökonsepti, jonka perusteella toimipaikat uudistetaan niin, että ne tukevat Maanmittauslaitoksen uuden organisaatiomallin toteuttamista, uudistuvia työtapoja ja asetettu 15 m2/htv tilatehokkuustavoite toteutuu niissä.

Projektissa hyödynnettiin palvelumuotoilun osaajia ja menetelmiä monipaikkaisen työn työntekijäkokemuksen kehittämisessä. Konseptin mukaisesti työympäris­tössä on erilaisia paikkoja eri työnteon tilanteita ja tarpeita varten. Henkilöstöllä on liikkuvuuden mah­dollistavat työvälineet ja jokainen voi vapaasti valita paikan, joka kulloisellekin työtehtävälle parhaiten sopii. Toimipaikassa ei kenelläkään ole henkilökohtaista työpistettä, sen sijaan on erilaisia alueita toisaalta keskittymiselle, toisaalta yhteistyölle. Lisäksi työtä tehdään toimipaikan ulkopuolella: ennen kaikkea eri toimitusten yhteydessä asianosaisten luona, maastossa ja kotona.

Pilotti­kohde Hämeenlinnaan valmistuu syksyllä 2014. Konseptia so­velletaan täysimittaisesti pilottihankkeen val­mistumisen jälkeen.

Oikeushallinnon konsepti kattaa asiakaspalvelutilat sekä henkilöstön työtilat

Laajin koskaan kehitetty valtionhallinnon konseptihanke oli vuoden 2012 aikana toteutettu oikeushallinnon konseptin edelleen kehittäminen, jossa  oli mukana  kuusi oikeushallinnon sektoria.

Valtakunnallinen tarkennettu konsepti luotiin kat­tamaan  asiakaspalvelutilat sekä henkilöstön työtilat. Konseptointihanke toimi myös Senaatti-kiinteistöjen tutkimustoiminnan alustana RYM Oy:n PRE (Built Environment Process Re-engineering)   New Ways of Working –hankkeessa.

Konseptointityön lähtökohtana toimi loppuvuodesta 2011 valmistunut oikeushallinnon yleinen konsepti joka sisälsi myös istuntosalien suunnitteluohjeet. Oikeushallinnon työympäristö- ja toimitilakonseptin tavoitteina on edistää oikeushallinnon tilojen yhdenmukaista ja kustannustehokasta suunnittelua ja toteu­tusta, myötävaikuttaa toiminnan tehostumiseen ja kehittymiseen siten, että tilat tukevat mahdollisimman hyvin toi­minnan vaatimuksia, sekä edistää vuokrakustannusten alentamista.

Konsepti koskee kaikkia oikeushallinnon organisaatioita: tuomioistuimia, syyttäjää, ulosottoa, oikeusapua ja edunvalvontaa sekä rikosseuraamuslaitosta. Konseptin suunnittelussa keskeisenä ta­voitteena oli osallistaa henkilöstöä mahdollisimman laajasti järjestämällä lukuisia ekskursioita sekä valtakunnallisia että paikka­kuntakohtaisia työpajoja niin asiakaspal­velutilojen kuin henkilöstön työtilojen näkökulmasta. Ohjausryhmien välillä tapahtunut tiedonkeruu ja yhteiskehittäminen sisälsivät lisäksi havainnointia, selvityksiä ja ky­selyjä, pilottitilojen yhteissuunnittelua ja pilottiorganisaatioiden analysointia. Osallistuminen oli erittäin aktiivista ja saatua palautetta hyödynnettiin konseptin kehittämisessä.

Konsepti toimii ohjeena tilaratkaisujen toteutussuunnitteli­joille sekä lähtökohtana tiloja käyttävän organisaa­tion sisäiselle toiminnan kehittämiselle. Työ jatkuu neljän pilottihankkeen parissa sekä lukuisissa konseptin soveltamistilanteissa eri puolilla Suomea.

Verohallinnolle valtakunnallinen toimitila- ja työympäristökonsepti

Verohallinnon valtakunnallisen toimitila- ja työympäristökonseptin edelleen kehittäminen käynnistyi syksyllä 2012. Taustalla oli tunnistettu tarve päivittää ja syventää Verohallinnon vuonna 2008 luotua valtakunnallista työympäristökonseptia.

Verohallinnossa on meneillään merkittävä toimipisteverkoston, prosessien ja työkulttuurin kokonaisuudistus. Uudistukseen liittyy useita strategisia toiminnan kehittämishankkeita, joihin valtakunnallisen konseptin kehittäminen linkittyy ja joiden tavoitteiden toimeenpanoa konsepti osaltaan tukee.

Konseptin keskeisiä tavoitteita ovat ydintoiminnan tukeminen, uusien työtapojen ja niihin liittyvien tieto- ja kommunikaatioteknologioiden käyttöönotto,  työntekijä- ja asiakaskokemuksen kehittäminen sekä tilankäytön tehostaminen.

Konseptin kehittämisen varsinaisena pilottina toimii Vantaan toimipiste. Työn tavoitteena on tulevien ja meneillään olevien lukuisten toimitilahankkeiden lisäksi tukea merkittäviä Turun Kakolan ja Sörnäisten Verokampuksen hankkeita. Konsepti ja siihen liittyvät suunnitteluohjeet sekä Vantaan toimipisteen pilotit valmistuvat vuoden 2013 aikana.

ELY-keskuksen pilotti valmistui Mikkeliin

Vuoden 2012 aikana ELY –keskusten henkilöstön työtiloja koskevia ratkaisuperiaatteita tarkennettiin lähtökohtana edellisenä vuonna valmistunut ELY-keskusten toimitilakonsepti ja asiakaspalvelutilojen suunnitteluohje. Tarkentava työ keskittyi työprofilointiin eli tulevai­suuden työnteon tapojen mallintamiseen. Työssä luotiin myös esimerkkejä työympäris­töratkaisuista tarkennuksina 2011 konseptin yleiseen linjaukseen monitilaympäristöstä. Konsepti esittelee erityyppisiä yhdistelmiä työpisteistä, tukitiloista, ICT-ratkaisuista sekä pelisään­nöistä. Esitetyt ratkaisut toimivat ohjaavina esimerkkeinä siitä, miten monitilaympäristöä voidaan toteuttaa erilaisia työtapoja tukemaan.Ohjausryhmätyöskentelyä tukivat kahden pilottikohteen henkilöstölle suunnattu kysely sekä kaksi työpajaa. Luotu uusi tieto ohjaa kaikkia ELY-toimitilahankkeita.

Myös ELY –keskusten asiakaspalvelun uusi toimintamalli, siihen liittyvä visuaalinen ilme ja tilaratkaisu varmistuivat onnistuneen Etelä- Savon ELY-keskuksen Mikkelin toimipisteen pilottitoteutuksen kautta ja konseptin käyttöönotto laajeni muuallekin Suomeen.  Uudistuksen taustalla on ELY-keskusten strateginen tavoite tehdä toiminnasta entistä asiakaslähtöisempää. Asiakaskokemusta ja toimintatapoja halutaan parantaa, yksiköiden välistä yhteistyötä tehostaa sekä työhyvinvointia lisätä.

Poliisitalokonsepti hallintorakenneuudistuksessa

Vuoden 2011 lopussa valmistuneessa poliisitalokonseptissaon kuvattu eri tilaryhmät ja vyöhykkeet sekä niiden mitoitus- ja suunnitteluperiaatteet.  

Vuonna 2012 työtä on jatkettu suunnitteluohjeiden osalta.  Suunnitteluohjeissa on esitetty toiminnan kannalta keskeisten tilaryhmien sisäiset ratkaisuperiaatteet, tilamitoitus sekä kalustus ja varustus. Pilottikohteita ovat Joensuun oikeus- ja poliisitalo ja Kotkan poliisitalo.

Työ jatkuu konseptin ja suunnitteluohjeiden soveltamisena käytäntöön kaikissa poliisihallinnon uudis- ja peruskorjaushankkeissa. Konseptia ja suunnitteluohjeita voidaan hyödyntää poliisin hallintorakenneuudistuksen Pora III:een liittyvien toimitilamuutosten suunnittelussa ja toteutuksessa.

Yhteiset tavoitteet - aitoa kumppanuutta

Senaatti-kiinteistöt ja asiakas omistavat yhdessä toimitila- ja työympäristökonseptin sekä siihen liittyvät suunnitteluohjeet.  Konseptointeihin liittyvät yhteistyösopimukset ovat osoitus aidosta kumppanuudesta ja yhteistyön tiivistämisestä.  Konseptin yhteisomistus velvoittaa molemmat osapuolet ylläpitämiseen, kehittämiseen ja linjausten toteutumiseen paikallistasolla. Yhteistyömalli sopii asiakkuuksille, joilla on samansisältöistä toimintaa useilla paikkakunnilla ympäri Suomea.