”Senaatti-kiinteistöjen perustehtävänä on tarjota valtionhallinnolle hyvin toimivat tilat ja tarpeita vastaavat palvelut. Tavoitteena on ratkaista onnistuneesti asiakkaan työympäristö- ja toimitilatarpeet.”

Senaatti-kiinteistöt  tuottaa valtionhallinnolle toimitilat ja niihin liittyvät palvelut tehokkaasti ja vastuullisesti valtion kokonaisetu huomioiden. Valtion kokonaisedun toteutuminen tarkoittaa Senaatti-kiinteistöjen ja asiakkaiden tiivistyvää yhteistyötä toimitilojen kehittämisessä, tarpeen mukaisessa tilankäytössä ja energiatehokkuuden parantamisessa.

Senaatti-kiinteistöjen palvelut kattavat laajasti toimitiloihin liittyvät tarpeet aina tilojen vuokrauksesta strategisen tason asiantuntijapalveluihin. Senaatti-kiinteistöjen periaatteena on, että asiakas voi saada toimitiloihin liittyvän osaamisen ja palvelut keskitetysti yhdestä paikasta.

Vuoden 2012 tavoitteet ja tulokset

  • Senaatti-kiinteistöt vahvisti toimintaansa valtion työympäristö- ja toimitila-asiantuntijana.
  • Asiantuntijapalveluiden kysyntä kasvoi kertomusvuonna voimakkaasti. Toimeksiantoja oli lähes 100, ja palvelujen tuotteistamista ja esittelyä asiakkaille jatkettiin systemaattisesi.
  • Kertomusvuonna aloitettiin uuden, tilaratkaisuprosessin toiminta. Prosessin aikana kartoitetaan yhteistyössä asiakkaan kanssa työympäristötarpeet ja tuotetaan niihin yhdessä soveltuvin ratkaisu.  
  • Tilaratkaisuprosessin mukaisia projekteja oli käynnissä useita kymmeniä.
  • Senaatti-kiinteistöt tukee asiakkaiden toimitilakustannusten ja kokonaisenergiakulutuksen alentamista. Tähän liittyen Senaatti-kiinteistöt on tarjonnut HTH-tietopalvelun valtionhallinnon käyttöön. Sen avulla saadaan kattava tieto muun muassa valtion kokonaistilan käytöstä ja toimitiloihin liittyvistä sopimuksista.  Tietopalvelun avulla valtion tilankäytön ja hiilijalanjäljen kehitystä voidaan seurata ja raportoida entistä tehokkaammin.

Senaatti-kiinteistöjen palvelut

Senaatti-kiinteistöjen asiakkailleen tarjoamat palvelut koostuvat neljästä eri palvelutasosta. Palvelutasot I ja II kattavat perinteisten toimitilojen vuokrauksen sekä kiinteistöjen kunnossapidon ja kiinteistönhoidon. Palveluiden III-taso käsittää organisaation käyttäjäpalvelut kuten aulapalvelun, vartioinnin, siivouksen, ravintolapalvelut ja hyvinvointipalvelut.

Työympäristö- ja toimitila-asiantuntijan  roolissa korostuu palveluiden IV taso eli asiakkaan johdolle suunnatut strategisen tason asiantuntijapalvelut. Ne ovat usein laajoja toimeksiantoja, joissa tarkastellaan suurempia asiakokonaisuuksia ja niiden avulla tuotetaan ratkaisu asiakkaan työympäristötarpeisiin.

Liikelaitoksena Senaatti-kiinteistöt tarjoaa palveluitaan liiketaloudellisin periaattein.

Asiantuntijapalvelut – kun katsomme kokonaisuutta

Senaatti-kiinteistöjen tehtävänä on toimia koko valtiohallinnon työympäristö- ja toimitila-asiantuntijana. Tässä roolissa keskeisessä osassa ovat Senaatti-kiinteistöjen asiantuntijapalvelut, joissa Senaatti-kiinteistöt toimii johdon strategisena kumppanina ja tukee organisaatioita strategisissa muutos- ja kehitystarpeissa.  

Senaatti-kiinteistöjen tarjoamat asiantuntijapalvelut jakautuvat seuraaviin palvelukokonaisuuksiin:

Palvelut kattavat niin yksittäiset työympäristön kehittämisprojektit, tilanhankinnat markkinoilta, valtakunnallisten toimitilaverkostojen konseptoinnit, toimitilastrategian laatimiset, toimitilajohtamiseen liittyvän konsultoinnin sekä tarvittaessa toimitilojen edelleenvuokrauspalvelun.

Senaatti-kiinteistöjen asiantuntijapalveluiden avulla asiakkaat ovat saavuttaneet merkittäviä kustannussäästöjä toimitiloissa, henkilöstön tyytyväisyys on lisääntynyt sekä asiakaskokemus parantunut

Konkreettista yhteistyötä asiakkaiden kanssa

Kertomusvuonna asiantuntijapalveluita tuotettiin usealle eri asiakkaalle. Toimeksiantoja oli kaiken kaikkiaan lähes sata. 

Väestörekisterikeskus muutti uusiin tiloihin Lintulahdenkadulle.  Senaatti-kiinteistöjen kanssa toteutettiin uuden toimitilakonseptin mukaiset muutostyöt tiloihin. Asiakas hankki Senaatti-kiinteistöjen kautta sisustussuunnittelun, ja syksyn aikana Senaatti-kiinteistöt neuvotteli VRK:lle tulevat käyttäjäpalvelut.

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos keskittää jatkossa kaikki toimintansa Tilkanmäen kampusalueelle. Senaatti-kiinteistöt vuokrasi THL:lle väliaikaiset tilat Tilkanmäeltä ulkopuoliselta vuokranantajalta.  Omat tilat ovat suunnitteilla. THL:n kanssa on laadittu yhteistyössä strategiapokkari, joka linjaa tulevat työympäristöratkaisut.   Senaatti-kiinteistöt hankkii THL:lle myös toimitilojen käyttäjäpalvelut.

Tullin kanssa yhteistyössä tehtytyöympäristön kehittämisen projekti valmistui loppukeväästä. Vuoden aikana kartoitettiin, vertailtiin ja tutustuttiin eri tilavaihtoehtoihin. Tulli keskittää jatkossa toimintansa Pasilaan ja luopuu muun muassa Helsingin keskustassa olevista toimitiloista.

Alkuvuonna allekirjoitettiin vuokrasopimukset Hakaniemi-Sörnäisten alueelle tulevasta Verokampuksesta. Yhteistyössä Senaatti-kiinteistöjen kanssa suunniteltiin tilajärjestelyjä, joita tehdään ennen kampuksen toteutumista.

Valtioneuvosto-kampuksen toimitilojen ja yhteisten palveluiden kehittämistä on suunniteltu sekä toteutettu siihen liittyviä toimenpiteitä, muun muassa käyttäjäpalveluiden keskitetty hankinta.

Rikosseuraamuslaitokselle on tehty Lintulahteen työympäristöratkaisu, jossa toimitilojen määrä puolittui. Rikosseuraamuslaitos ja Senaatti-kiinteistöt tekivät asiantuntijapalveluja koskevan yleissopimuksen toimitilaratkaisuista.

Oikeusministeriölle valmistui kertomusvuonna toimitilastrategia ja tekeillä on toimitilajohtamisen käsikirja.

Käyttäjäpalvelut - vastuussa päivittäisistä toiminnoista

Senaatti-kiinteistöt tarjoaa toimitilojen käyttäjäpalvelut asiakkaille yhden luukun periaatteella, minkä ansiosta asiakkaat voivat suunnata resurssinsa ydintehtäviensä suorittamiseen ja sitä kautta toimintansa tehostamiseen. Senaatti-kiinteistöt tuottaa käyttäjäpalveluita erityisesti toimitilakampusalueilla ja monen käyttäjän virastotaloissa.

Palvelujen kilpailuttaminen yhteisesti usealle käyttäjälle on tehokasta, tuo mittakaavaetuja ja säästää resursseja. Palveluiden keskittämisellä saavutetaan yleensä suoria kustannussäästöjä, minkä lisäksi palveluiden tuottaminen keskitetysti mahdollistaa palveluiden kestävän hankinnan ja kehittämisen sekä ympäristönäkökulman huomioimisen yhteistyössä palvelutuottajien kanssa. Myös palveluiden sisällön muuttaminen kesken sopimuskauden asiakkaan tarpeiden muuttuessa pyritään järjestämään joustavasti.

Senaatti-kiinteistöjen käyttäjäpalvelut ovat:

  • Aula- ja turvallisuuspalvelut
  • Toimistopalvelut
  • Kokous- ja ravintolapalvelut
  • Puhtauspalvelut
  • Hyvinvointipalvelut

Kertomusvuonna käyttäjäpalveluita tuotettiin usealle asiakkaille eri puolilla Suomea.  Muun muassa Pohjois-Savon Ely-keskukselle ja Finnveralle kilpailutettiin useita käyttäjäpalveluita ja alueen poliisilaitokselle puhtauspalvelut. Senaatti-kiinteistöt hoiti palvelujen kilpailuttamisen ja sopimusasiakirjat asiakkaan puolesta.  Ministeriökampukselle kilpailutettiin puhtaus- ja vartiointipalvelut.

Kaikki palvelut yhdellä sopimuksella - tiivistä yhteistyötä Hanselin kanssa

Palveluiden kilpailuttamisessa sekä palveluiden laadun kehittämisessä Senaatti-kiinteistöt toimii yhteistyössä Hansel Oy:n kanssa. Kiinteä yhteistyö on esimerkki valtiohallinnon sisäisestä kumppanuudesta, jonka tavoitteena on lisätä konsernihyötyjä.  

Senaatti-kiinteistöt ja Hansel järjestivät kertomusvuonna asiakkaille yhteisen Toimitilapäivän, jonka teemana olivat vastuulliset hankinnat.

Valtioneuvoston periaatepäätöksen mukaisesti valtio pyrkii vähentämään julkisen sektorin aiheuttamaa ympäristökuormitusta ja ilmastovaikutuksia.

Käyttäjäpalveluiden hankinnassa ja kilpailutuksessa Senaatti-kiinteistöt ja Hansel ottavat huomioon palveluiden elinkaarikriteerit. Tähän liittyen ympäristönäkökohtia kehitetään jatkuvasti esimerkiksi puhtauspalveluiden hankinnoissa.

Vuoden 2012 aikana harmaan talouden torjuntaan liittyviä seikkoja on otettu entistä enemmän huomioon palvelukilpailutuksissa sekä sopimuksissa palveluntuottajien kanssa.