”Senaatti-kiinteistöt hoitaa ja ylläpitää valtion kiinteistövarallisuutta siten, että kiinteistöjen arvo ja käytettävyys säilyvät. Ylläpidolla on tärkeä rooli muun muassa toimitilojen sisäilman laadussa ja energiankulutuksen vähentämisessä”.

kiinteistöjen ylläpito käsittää kiinteistönhoidon ja kunnossapidon

Kiinteistöjen ylläpidossa Senaatti-kiinteistöjen tavoitteena on:

  • saada aikaan tavoitteiden mukaiset sisäilmaolosuhteet
  • kehittää energiankulutusta vähentäviä toimintamalleja
  • huolehtia, että kiinteistöt ovat elinkaarensa mukaisessa teknisessä kunnossa
  • toteuttaa kiinteistöjen ylläpito optimaalisin kustannuksien huomioiden volyymietu
  • saavuttaa asetetut kulutustavoitteet.

Vuoden 2012 keskeiset toimenpiteet ja saavutukset

  • Senaatti-kiinteistöjen ylläpitämien kohteiden kokonaisenergian ominaiskulutus laski.
  • Laadimme mittarointistrategian  jolla pyritään laadukkaampaan ja ajantasaisempaan energiatietoon.
  • Yhteistyössä kiinteistöjen käyttäjien kanssa toteutettiin 31 käyttäjäsähköprojektia suurissa ja keskikokoisissa kiinteistöissä. Sähkönkulutus on kääntynyt laskuun näissä kaikissa. Parhaissa kohteissa saavutettiin yli 20 % säästö verrattuna edelliseen vuoteen.
  • PTS-tietojärjestelmän uudistaminen aloitettiin.
  • Huoltokirjojen käytön seurantamittarit uudistettiin ja otettiin käyttöön.
  • Granlundin RYHTI-sovelluksen palvelusopimukset uusittiin ja samalla siirryttiin järjestelmän viimeisimmän version käyttöön (RYHTI 4).

Oikein kohdennetut toimenpiteet

Ylläpito pyritään toteuttamaan optimaalisin kustannuksin volyymietu huomioiden ja saavuttamaan asetetut kulutustavoitteet.

Senaatti-kiinteistöjen ylläpitoprosessi kehittää ja vastaa Senaatti-kiinteistöjen ylläpitotoiminnoista  ja käyttäjäpalveluista. Käyttäjäpalvelut siirtyivät vuokraus- ja palveluprosessista ylläpitoprosessiin kertomusvuoden heinäkuussa.

Senaatti-kiinteistöt  määrittelee kiinteistöjen ylläpitoa, investointeja ja kehittämistoimintaa salkunhallintaprosessin avulla. Prosessissa kiinteistökanta arvioidaan vuosittain, jotta toimenpiteet osataan kohdistaa oikein. Salkutuksen perusteella laaditaan keskipitkän aikavälin suunnitelmat kiinteistöjen ylläpidolle ja hoidolle sekä vuosisuunnitelma, jolla varmistetaan kiinteistöjen käytettävyys, energiatehokkuus, terveellisyys, turvallisuus ja taloudellisen arvon säilyminen. '

Ylläpito perustuu kumppanuuteen

Senaatti-kiinteistöjen toimintatapa kiinteistöjen ylläpidossa perustuu operatiiviseen kumppanuuteen alan palveluntuottajien kanssa. Kiinteistönhoidossa Senaatti-kiinteistöillä on viisi valtakunnallisesti toimivaa palveluntuottajaa, joiden kesken Senaatti-kiinteistöt kilpailuttaa kiinteistönhoidon.

Kumppanuuden tavoitteena on syventää eri osapuolten välistä kehittämisyhteistyötä ja tehostaa toimintamalleja laadun parantamiseksi ja kustannustason hallitsemiseksi.

Kertomusvuonna kilpailutettiin kiinteistönhoidon puitesopimukseen perustuen kolmivuotisen kilpailuttamisohjelman toinen vaihe.

Saavutuksista palkitaan

Kumppaneiden kanssa Senaatti-kiinteistöillä on käytössä palkkio-sanktio-sopimusmalli, jossa määritellään tavoitteet kokonaisenergiankulutukselle, laadulle ja käyttäjätyytyväisyydelle.

Kriteerien määrittelyssä on huomioitu palveluyrityksen, tilassa toimivan asiakkaan ja Senaatti-kiinteistöjen näkökohdat. Palveluntuottaja saa tavoitteidensa saavuttamisesta palkkion, jonka se siirtää edelleen henkilöstölleen. Senaatti-kiinteistöt ja ylläpidon kumppanit arvioivat palvelun laatua säännöllisissä vuosittaisissa tapaamisissa ja sopivat yhteisistä kehittämistoimenpiteistä.

Vuoden 2013 suunnitelmat

  • Energianhallinnan ja sisäolosuhteiden parantamiseksi laajennetaan rakennusautomaation etähallintaa yhdessä kiinteistönhoitokumppaneiden kanssa.
  • Kunnossapidon prosessin ja sitä tukevan PTS-tietojärjestelmän kehittämisen ensimmäinen osio viedään loppuun ja aloitetaan seuraavan osion kehittäminen.
  • Käyttäjäsähköprojektiin liitetään 32 uutta kiinteistöä. Aikaisemmin liitettyjen kiinteistöjen osalta seuranta ja tiedotus jatkuvat aktiivisina.
  • Sähköisiä viestintäkanavia uudistetaan. Tavoitteena on aikaisempaa informatiivisempi ja tehokkaampi energia-asioiden viestiminen käyttäjille.
  • Tehostetaan edelleen huoltokirjojen käyttöä mm. ottamalla käyttöön aiemmin hyödyntämättömiä ominaisuuksia sekä tarkentamalla ohjeistuksia.
  • Toteutetaan selvitystyö, johon sisältyy business case -vertailu huoltokirjasovellusten kirjon karsimiseksi.
  • Osallistutaan uuden palvelupyyntöalustan määrittelyyn.
  • Erillisiä energiantehokkuushankkeita on suunniteltu tehtäväksi noin kymmeneen kohteeseen ja pienempiä energiaparannuksia tehdään kunnossapitohankkeiden yhteydessä .
  • Käyttäjäpalveluiden tuotteistaminen sekä malliasiakirjojen, laadunhallinnan ja insentiivien valmistelu ja kehittäminen.
  • Senaatti-kiinteistöjen ja Hanselin käyttäjäpalvelusopimusten yhtenäistäminen.